מהי חשבונית עסקה ומתי משתמשים בה?

חשבונית עסקה היא מסמך שמטרתו לתעד עסקה בין ספק ללקוח, טרם קבלת התשלום בפועל. היא אינה מסמך חשבונאי מחייב מבחינת רשויות המס, אך יש לה תפקיד חשוב בהתנהלות השוטפת של עסקים – בעיקר לצורך סדר, מעקב, ותיאום בין הצדדים. בניגוד לחשבונית מס, חשבונית עסקה לא יוצרת חבות במע"מ ואינה מאפשרת ללקוח לקזז את המס ששולם. מיד נפרט מה כוללת חשבונית עסקה, מתי נכון להפיק אותה, מי משתמש בה ומה ההבדלים בינה לבין מסמכים אחרים כמו חשבונית מס וקבלה.

למה משתמשים בחשבונית עסקה?

חשבונית עסקה משמשת כדרישת תשלום מסודרת ללקוח, לאחר ביצוע שירות או מסירת סחורה, אך לפני קבלת הכסף בפועל. היא מאפשרת לבעל העסק לציין את פרטי העסקה והתמחור, בלי להתחייב מיידית להעברת המע"מ לרשות המסים – מה שמעניק גמישות בניהול תזרים המזומנים. בעסקים בהם התשלום מתבצע באיחור (למשל שוטף+30), חשבונית עסקה היא כלי מקובל לניהול ההתחשבנות מול הלקוח, בלי להקדים תשלום מס על סכום שטרם התקבל.

ההבדל בין חשבונית עסקה לחשבונית מס

למרות הדמיון, מדובר בשני מסמכים שונים מבחינת ההשלכות המשפטיות והחשבונאיות. חשבונית מס היא מסמך רשמי החייב בדיווח לרשויות המס, וכוללת מע"מ. הפקתה מחייבת את העסק להעביר את המע"מ גם אם התשלום טרם התקבל. לעומת זאת, חשבונית עסקה נועדה בעיקר לתיעוד פנימי ותקשורת מול הלקוח. אין בה פירוט של מע"מ בנפרד והיא אינה נרשמת בדיווחי המע"מ. לכן, לקוח שהוא עוסק מורשה אינו יכול להשתמש בה לצורכי ניכוי מס תשומות.

ההבדל בין חשבונית עסקה לקבלה

קבלה היא מסמך שמנפיקים רק אחרי שהתשלום מהלקוח התקבל בפועל. היא לא מתארת מה נמכר או סופק, אלא רק מאשרת שהתבצע תשלום – כולל ציון הסכום, התאריך ואמצעי התשלום. לעומת זאת, חשבונית עסקה מונפקת לפני קבלת התשלום ומשמשת כדרישת תשלום עם פירוט של השירות או המוצר שסופק. כל עסק, גם עוסק פטור וגם עוסק מורשה, מחויב להנפיק קבלה עם קבלת התשלום. לכן, הסדר התקני הוא: קודם חשבונית עסקה, אחר כך קבלה. אם התשלום מתבצע במעמד העסקה, עוסק מורשה רשאי להנפיק מסמך משולב של חשבונית מס/קבלה.

מי רשאי להוציא חשבונית עסקה?

עוסק מורשה רשאי ואף נדרש להפיק חשבונית עסקה בעת ביצוע עסקה ויכול לבחור להמיר אותה בחשבונית מס – במידה שהלקוח זקוק לה לצורך ניכוי מע"מ. עוסק פטור, לעומת זאת, אינו חייב להוציא חשבונית עסקה, אלא רק קבלה בעת קבלת התשלום בפועל. עם זאת, במקרים רבים גם עוסקים פטורים בוחרים להשתמש בחשבונית עסקה כדרך להצגת דרישת תשלום מסודרת.

מתי מפיקים חשבונית עסקה?

הפקת חשבונית עסקה צריכה להיעשות בסמוך לביצוע העסקה, כאשר לא התקבל עדיין תשלום.

• במכירת סחורה – יש להנפיק את חשבונית העסקה לכל המאוחר בתוך 14 ימים ממועד מסירת הסחורה ללקוח, גם אם התשלום לא התקבל בפועל. כלומר, רגע המסירה נחשב כמועד ההתקשרות העסקית, וממנו מתחילים לספור את הזמן להנפקת החשבונית.
• במתן שירותים – ניתן להנפיק את החשבונית עד 14 ימים ממועד קבלת התשלום, ולא ממועד מתן השירות עצמו. המשמעות היא שאם לקוח שילם רק לאחר חודש, הספירה של 14 הימים מתחילה ממועד התשלום בפועל.

כיוון שההנחיות משתנות בהתאם לסוג העסק והיקף הפעילות, מומלץ להיעזר ברואה חשבון או ביועץ מס כדי לוודא עמידה בדרישות החוק.

מה חייב להופיע בחשבונית עסקה?

אין כאן דרישות מחייבות כמו במסמך רשמי של רשויות המס, אך עמידה במבנה ברור תורמת לאמינות, לסדר וליכולת המעקב. בין הפרטים הנדרשים:

• שם העסק ומספר העוסק (או מספר ח״פ במקרה של חברה).
• תאריך הוצאת החשבונית.
• פרטי הלקוח: שם, כתובת, ולעיתים גם מספר זיהוי או מספר עוסק.
• תיאור השירות או המוצר שסופק.
• יחידת מדידה, כמות, מחיר ליחידה וסכום כולל.
• מספר סידורי של המסמך (רצוי שיהיה רציף ומנוהל במערכת מסודרת).

עסקים מסוימים מוסיפים גם תנאי תשלום, מועדי אספקה או פירוט הנחות – בהתאם לצורך.

אופן ההנפקה: ידני מול דיגיטלי

אפשר להפיק חשבונית עסקה ידנית באמצעות פנקסים מודפסים הנמכרים בחנויות לציוד משרדי או באופן ממוחשב, באמצעות תוכנה ייעודית. עם זאת, השימוש בתוכנות דיגיטליות הפך לסטנדרט ברוב העסקים, בעיקר בזכות היתרונות הבאים:

• שמירה על מבנה תקני ואחיד.
• מספרים סידוריים רציפים באופן אוטומטי.
• אפשרות שליחה ישירה ללקוח בדוא"ל.
• שמירה בענן ואיתור מסמכים בקלות.
• התאמה לדוחות רבעוניים או שנתיים.

עסקים שמשתמשים במערכות להפקת חשבוניות נהנים גם מאפשרות להפיק דוחות, לנתח הכנסות ולשלב את הנתונים במערכת הנהלת חשבונות.

לסיכום